W nasze życie co rusz wkraczają nowe rozwiązania, które usprawniają wykonywanie codziennych obowiązków. Jak można zauważyć, z biegiem czasu to Internet oraz przeróżne systemy informatyczne stały się ważną kwestią w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? Co trzeba wiedzieć o tym rozwiązaniu?
Czym tak właściwie jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system informatyczny, który umożliwia przepływ informacji pomiędzy obiektami biorącymi udział w jej przetwarzaniu. Ze względu na to, że system ten optymalizuje czas pracy przedsiębiorstwa, usprawnia archiwizację dokumentów oraz pozwala na łatwy i szybki dostęp do wszelkich dokumentów firmowych, jest coraz częściej wykorzystywany przez firmy. A chętnie korzystają z takiego rozwiązania większe przedsiębiorstwa, u których przepływ dokumentów jest dosyć spory. W wielu przypadkach korzystają z niego również mniejsze firmy. Jednak wtedy oprogramowanie elektronicznego obiegu dokumentów ogranicza się na przykład do przechowywania danych na komputerze.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Tak jak można było się już dowiedzieć, elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które umożliwia szybkie i łatwe realizowanie zadań biznesowych. Każda firma, która zdecyduje się na wdrożenie tego oprogramowania, może liczyć z tego względu na wiele korzyści. Do najpowszechniejszych zalet, które daje system EOD należą:
- zmniejszenie ilości błędów związanych z przechowywaniem dokumentów;
- łatwość oraz szybkość znajdowania ważnych informacji w czasie, kiedy są one potrzebne (wpływa to na znaczną oszczędność czasu);
- możliwość sprawowania kontroli nad realizowanymi zadaniami;
- możliwość realizowania zadań biznesowych z dowolnego miejsca;
- większe bezpieczeństwo przekazywanej dokumentacji;
- zwiększenie efektywności pracy pracowników.
Jak już zostało wspomniane powyżej, elektroniczny obieg dokumentów wykorzystywany jest przez coraz to większą liczbę przedsiębiorstw. Tak naprawdę nie ma się co tu dziwić, skoro istnieje wiele korzyści z jego stosowania. Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem tego oprogramowania, to naprawdę warto, zwłaszcza jeśli prowadzisz dużą firmę.
